אחרי שלקוחות משלמים בעסק מסוים הם מקבלים אישור של פרטי העסקה – המסמך הזה הוא חשבונית עסקה. כל עסק חייב להפיק אישור כזה ללקוחות שלו, אז הינה כל המידע שאתם צריכים לדעת בנושא כלקוחות או כעסקים.
מהי חשבונית עסקה ומתי צריך להשתמש בה?
חשבונית עסקה היא מסמך חשוב המשמש כאסמכתא לעסקה שבוצעה בין שני צדדים – העסק שמספק את השירות או המוצר והלקוח שרוכש אותם. חשבונית עסקה היא הוכחה לתשלום שהתקבל עבור העסקה ומשמשת לצורכי הנהלת חשבונות ודיווח מס. כל עסק, וזה לא משנה אם הוא עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע"מ, רשאי להפיק חשבונית עסקה עבור לקוחותיו. גם עצמאים ובעלי מקצועות חופשיים יכולים להשתמש בחשבונית עסקה. למעשה, כל גורם עסקי המוכר מוצר או שירות מחויב להנפיק חשבונית ללקוח כדי לתעד את העסקה כנדרש.
יש להנפיק חשבונית עסקה בכל פעם שמתבצעת מכירה של מוצר או שירות ללקוח. חשבונית עסקה תונפק ללקוחות עסקיים (חברות וארגונים) וגם ללקוחות פרטיים. במקרים מסוימים, כמו מכירות קמעונאיות במזומן, ניתן להסתפק בקבלה רגילה ולא נדרשת חשבונית עסקה מלאה.
ההבדלים בין חשבונית עסקה, חשבונית מס וקבלה
קיימים כמה הבדלים עיקריים בין סוגי המסמכים הללו שחשוב להכיר:
- חשבונית עסקה – משמשת לתיעוד כללי של עסקה והיא לא בהכרח מסמך מול רשויות המס. לא כוללת פירוט מע"מ
- חשבונית מס – משמשת לתיעוד עסקה אך גם משמשת כאמצעי דיווח לרשויות המס, ולכן כוללת גם פירוט של המע"מ והמס הרלוונטי. עוסקים פטורים לא יכולים להוציא חשבונית מס
- קבלה – אישור תשלום על עסקאות שאפשר להשתמש בו כאמצעי דיווח לרשויות המס
מה חייב להיכלל בחשבונית עסקה?
כדי שחשבונית עסקה תהיה תקינה ומלאה, יש לכלול בה כמה פרטים חיוניים:
- שם העסק, כתובתו ופרטי ההתקשרות שלו (טלפון, דוא"ל)
- שם הלקוח וכתובתו
- תאריך הנפקת החשבונית
- מספר סידורי ייחודי של החשבונית
- תיאור מפורט של העסקה – המוצרים או השירותים שסופקו
- פירוט הסכומים – מחיר ליחידה, כמות, סכום כולל
- תנאי התשלום – אופן התשלום והמועד
חשבונית אונליין או נייר? הדרכים להפיק חשבונית עסקה
יש שתי דרכים עיקריות להפקת חשבונית עסקה – ידנית או דיגיטלית. בחירת השיטה תלויה בהעדפות העסק, בהיקף הפעילות שלו וברמת המיכון והדיגיטציה הקיימת בארגון.
- הפקת חשבונית עסקה ידנית – הפקה ידנית של חשבונית עסקה מתבצעת על גבי פנקס חשבוניות ייעודי הכולל את כל השדות הדרושים. יש למלא את כל הפרטים הרלוונטיים בכתב יד ולתת העתק ללקוח. שיטה זו מתאימה לעסקים קטנים עם מעט מאוד לקוחות ועסקאות. החסרונות העיקריים הם הצורך לרכוש פנקסי חשבוניות, אחסון פיזי של העותקים והקושי בחיפוש מידע ואחזור שלו בעת הצורך
- הפקת חשבונית עסקה דיגיטלית – הפקת חשבונית דיגיטלית היא הדרך הנפוצה והיעילה יותר. באמצעות תוכנות הנהלת חשבונות או מערכות ייעודיות ניתן ליצור חשבוניות עסקה ממוחשבות בקלות. מרבית הפרטים כבר קיימים במערכת וניתן להפיק חשבונית בלחיצת כפתור ולשלוח ללקוח בדוא"ל. היתרונות של המסמך הזה הם חיסכון בזמן, הפחתת טעויות, גיבוי דיגיטלי של החשבוניות ונגישות גבוהה למידע בכל עת
יתרונות השימוש בחשבונית עסקה
לשימוש בחשבוניות עסקה יש יתרונות רבים עבור העסק וגם עבור הלקוחות:
- ניהול תקין של הנהלת חשבונות – חשבונית עסקה היא תיעוד מסודר של ההכנסות וההוצאות של העסק. באמצעות מעקב אחר החשבוניות ניתן לקבל תמונת מצב עדכנית של מצב העסק, לזהות מגמות והזדמנויות לצמיחה ולהחליט החלטות מושכלות. בנוסף, רישום מדויק מונע בעיות מול רשויות המס ומבטיח עמידה בכללי ניהול ספרים כחוק
- התנהלות מקצועית מול לקוחות – העברת חשבונית מסודרת ללקוח משדרת מקצועיות ואמינות. הלקוח יודע בדיוק עבור מה הוא משלם, מהו הסכום לתשלום ומהם תנאי ההתקשרות. חשבונית עסקה גם מונעת אי הבנות ומחלוקות הנובעות מחוסר בהירות לגבי פרטי העסקה שבוצעה. עסק שמנפיק חשבוניות כנדרש נתפס כרציני ואמין יותר בעיני לקוחותיו
טיפים חשובים לגבי חשבוניות עסקה
הינה כמה עצות וטיפים חשובים שיעזרו לכם להתנהל נכון עם חשבוניות העסקה שלכם:
- שמירה על רצף מספור החשבוניות – הקפידו לשמור על רצף מספרי החשבוניות בלי דילוגים או כפילויות. הדבר יסייע לכם לעקוב ביתר קלות אחר ההכנסות, ימנע בלבול ויבטיח עמידה בדרישות החוק. אם אתם מנפיקים חשבוניות ידניות, הקפידו להשתמש בפנקסי חשבוניות ממוספרים מראש. אם אתם עובדים עם מערכת דיגיטלית, ודאו שהיא מגדירה מספור אוטומטי וחד ערכי של כל חשבונית
- משלוח החשבונית ללקוח במועד – הקפידו לשלוח את החשבונית ללקוח בסמוך למועד ביצוע העסקה. אל תדחו את הפקת החשבונית והעברתה, שכן הדבר עלול לגרום לעיכוב בתשלום ולבעיות בתזרים המזומנים. ללקוח יהיה קל יותר לזהות את החשבונית ולאשר את התשלום כל עוד פרטי העסקה עדיין טריים בזיכרון. מערכת דיגיטלית מאפשרת הפקה ומשלוח מהיר ויעיל של החשבונית בדוא"ל מייד בתום העסקה
סיכום
חשבונית עסקה היא כלי חשוב וחיוני בניהול של כל עסק. הקפדה על רישום נכון, שימוש בפורמט מסודר ותקין ועבודה בשיטה דיגיטלית יסייעו לעסק שלכם לשמור על סדר, מקצועיות ורווחיות לאורך זמן.
